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Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG

 

 

des Arztes

 

 

Dr. Matthias Sandhofer
Schönbrunner Straße 153/6/21
1120 Wien

 

 

BITTE:
dies hier ist die Vorlage der ÄK – die ich im Bestreben zu helfen, mit bestem Wissen und Gewissen soweit ergänzt habe, dass möglichst wenig ungeklärt bleibt und Sie ein Gefühl erhalten um was es geht, und wo ev. noch Schritte zu setzen sind.

Kopieren Sie diesen Versuch einer „Hilfestellung“ auf ein eigenes Dokument (damit diese Vorlage unverändert erhalten bleibt).
Im eigenen Dokument ersetzen Sie die gelben Bereiche durch Ihre persönlichen Daten und entfernen das Gelb.
Unsere Einträge sind grün: meine Ergänzungen nach dem lesen ggf.löschen – und das grün entfernen.

ROT: hier bitte genau nachlesen und entsprechend entscheiden – dann die rote Markierung löschen.

Final sollte ich Dokument keine Farben mehr enthalten und entsprechend ergänzt sein.
Gutes Gelingen !
Sigrid Strohmaier

 

 

 

 

 

 

Datum: 3.4.2018

 

Soweit personenbezogene Bezeichnungen in diesem Schriftstück nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise.

Inhaltsverzeichnis:

 

I. Allgemeine Informationen 3

II. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten 4

III. Technische und organisatorische Maßnahmen 30

IV. Auftragsverarbeiter 42

V. Prozessdefinitionen 47

VI. Muster für eine Einwilligungserklärung 52

 

 

 

 

 

 

 

  1. Allgemeine Informationen

 

  1. Name und Anschrift des Verantwortlichen:

 

Dr. Matthias Sandhofer

 

  1. Kontaktinformationen des Ansprechpartners:

 

Dr. Matthias Sandhofer

 

  1. Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten:

 

keine

 

 

 

  1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Hier findet sich eine Übersicht über sämtliche Datenanwendungen samt einer Definition des Zwecks, die der Verantwortliche betreibt. Zur besseren Übersicht sind die Datenanwendungen in folgende Kategorien eingeteilt:

 

  • Ordinationsverwaltung

  • Patientenverwaltung

  • Karteiverwaltung


 

 

Sofern nichts Anderes angegeben ist, verweist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf folgende Kategorien von Übermittlungsempfängern:

 

 

1 Banken

2 Rechtsvertreter

3 Wirtschaftstreuhänder, Wirtschaftsprüfer

4 Gerichte

5 Zuständige Verwaltungsbehörden

6 Inkassounternehmen

7 Fremdfinanzierer

8 Vertrags- und Geschäftspartner

9 (private) Versicherungen

10 Statistik Österreich

11 Inspektorate

12 betriebliche und außerbetriebliche Interessenvertretungen

13 Vorsorgekassen, Abfertigungskassen, Sozialversicherungen, Pensionskassen

14 Transportunternehmen

15 Lieferanten

16 Ärzte, Krankenhäuser, Ambulatorien, Labore, Physiotherapeuten, Pflegeheime

17 Apotheken, Gesundheitsdiensteanbieter, nicht-ärztliche Gesundheitsberufe

 

 

  1. Verwaltung der Ordination

 

  1. Datenanwendung: Kommunikation mit der Kammer

 

    1. Zweck der Verarbeitung: Abwicklung von organisatorischen Fragen mit der jeweiligen Ärztekammer zum Betrieb der Ordination einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in dieser Angelegenheit.

 

Beinhaltet auch: Beiträge und Umlagen, die Beantragung von Fortbildungsnachweisen.

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Mitglieder und Arbeitnehmer der Ärztekammer

 

    1. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: keine

 

    1. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen:
      Der Zugang zum E-Mailsystem (Outlook) ist nur nach Eingabe von Benutzername und Passwort möglich

 

 

Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer, Mitglieder und Arbeitnehmer der Ärztekammer

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)

12 

 

unbegrenzt

 

2

Kommunikationsdaten (insb. Korrespondenz)

12 

 

unbegrenzt

 

3

Bankverbindungsdaten

12

 

unbegrenzt

 

4

Ausbildungs- und Gerätenachweis

12

 

unbegrenzt

 

5

Verrechnungsdaten

12

 

unbegrenzt

 

  1. Datenanwendung: Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Logistik

 

 

    1. Zweck der Verarbeitung:

Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (bzw. zur Abwicklung dieser) mit Patienten (Leistungsabrechnung) und Lieferanten einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

Beinhaltet auch: Risikomanagement, Kreditoren- und Debitorenverwaltung, Budgetierung und Kostenrechnung.

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Gesetzliche Verpflichtung

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Patienten, Lieferanten

 

Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: i.team med gmbh (i.med) – Fuchs-Mayer Revisions- und Wirtschaftstreuhand GmbH

Weißenwolffstraße 1, 4020 Linz

    1.  

 

Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen:
Die Abrechnung der pro Patient erbrachten Leistungen erfolgt in der Ordinationssoftware i.med. Der Zugriff auf den i.med ist durch ein Benutzerpasswort geschützt.
An den Steuerberater wird eine anonymisierte Leistungssumme übermittelt, welche dieser als Einnahme verbucht.

 

Betroffene Personengruppe: Patienten

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten (Name, Adresse, SVNR, Versicherung)

8,9,13

 

gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten: 7 Jahre

 

2

Leistungsdaten und -nachweise

8,9,13

 

 

3

Daten über Buchhaltung und Controlling

3, 5

 

 

 

Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax, UID-Nr.)

1 - 10, 14

 

gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten: mindestens 7 Jahre

 

2

Bankverbindungsdaten

1 - 9

 

 

3

Daten über Buchhaltung und Controlling

5

 

 

4

Bestell- und Vertragsdaten

14, 15

 

 

5

Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen

1 - 10

 

 

6

Bonitätsinformationen

3

 

 

7

Gegenstand der Lieferung oder Leistung

1 - 10, 14, 15

 

 

8

Daten über Lieferung- und Leistungsbedingungen

1 – 10

 

 

 

Betroffene Personengruppe: Lieferanten

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax, UID-Nr.)

1 - 10, 14

 

gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten: 7 Jahre

 

2

Leistungsdaten und -nachweise

3

 

 

3

Daten über Buchhaltung und Controlling

3, 5

 

 

4

Bankverbindungsdaten

1 – 9

 

 

5

Bonitätsinformationen

3

 

 

6

Gegenstand der Lieferung oder Leistung

1 - 10, 14

 

 

7

Daten über Lieferungs- und Leistungsbedingungen

1 - 10

 

 

8

Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen

1 - 10

 

 

 

  1. Datenanwendung: Personalverwaltung

 

    1. Zweck der Verarbeitung: Verarbeitung und Übermittlung von Daten für Lohn,- Gehalts- und Entgeltverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten (inkl. Strahlenschutz), soweit dies aufgrund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz, Zeugnisse) in diesen Angelegenheiten.

 

Beinhaltet auch: Verwaltung von Urlauben, Karenzierungen, Pflegefreistellungen sowie Pensionierung

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses, gesetzliche Grundlage

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer

 

Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Fuchs-Mayer Revisions- und Wirtschaftstreuhand GmbH

Weißenwolffstraße 1, 4020 Linz

    1.  

 

    1. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: keine

 

 

Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer (besondere Kategorien von Daten)

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten über den Arbeitnehmer inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel, Mail, Fax)

1 - 5, 11 - 13

 

unbegrenzt (nach Ausscheiden des Mitarbeiters)

 

2

Sozialversicherungsdaten

2 - 5, 11 - 13

 

7 Jahre (nach Ausscheiden des Mitarbeiters)

 

3

Bankverbindungsdaten

1 - 4, 11 - 13

 

6 Monate (nach Ausscheiden des Mitarbeiters)

 

4

Personalverrechnungsdaten

1 - 5, 12 - 13

 

3 Jahre (nach Ausscheiden des Mitarbeiters)

 

  1. Datenanwendung: Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen

 

 

    1. Zweck der Verarbeitung: Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer

 

    1. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: keine

 

    1. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: keine

 

 

 

Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten über den Arbeitnehmer inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)

3

 

bis 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses

 

2

Zeiterfassung (Fehlzeiten, Urlaube)

3

 

 

 

  1. Datenanwendung: Verwaltung von Zeiten der Arbeitsunfähigkeit

 

 

    1. Zweck der Verarbeitung: Verwaltung von Zeiten der Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeiter einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Gesetzliche Verpflichtung, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer

 

Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Fuchs-Mayer Revisions- und Wirtschaftstreuhand GmbH

Weißenwolffstraße 1, 4020 Linz

    1.  

    2. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Der Zugang zum E-Mailsystem (Outlook) ist nur nach Eingabe von Benutzername und Passwort möglich

 

 

Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer (besondere Kategorien von Daten)

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Mitarbeiterdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)

2, 4, 11 - 13

 

Bis 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses

 

2

Ärztliche Bestätigungen

 

 

 

  1. Datenanwendung: Bewerbungsmanagement

 

 

    1. Zweck der Verarbeitung: Organisation, Verwaltung und Abwicklung sowie das Bearbeiten von Bewerbungen einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

 

    1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Einwilligungserklärung, berechtigtes Interesse, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses

 

    1. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Bewerber

 

    1. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: [keine]

 

    1. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Der Zugang zum E-Mailsystem (Outlook) ist nur nach Eingabe von Benutzername und Passwort möglich

 

Betroffene Personengruppe: Bewerber

 

 

 

 

Nr.

Kategorien

 

 

 

 

von personenbezogenen Daten:

an Empfänger

Übermittlung an ein Drittland

Speicherdauer

Anmerkung

1

Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)

 

 

 

12 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

 

2

Fähigkeiten und Kenntnisse sowie Qualifikationen (Zeugnisse, Lebenslauf, Beurteilungen, Ausbildungen)

 

 

 

6 Monate nach Abschluss

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